مدیریت اطلاعات و مستندات

واسط کاربری:

  • واسط کاربری چند زبانه

این نرم افزار با هدف امکان پشتیبانی از چند زبان تهیه شده است و در حال حاضر پشتیبانی کامل از دو زبان فارسی و انگلیسی را دارا می‌باشد. شایان ذکر است پشتیبانی کامل از تقویم شمسی و میلادی انجام شده است.

  • ارتباط از طریق وب و با حس استفاده از نرم‌افزار desktop

برای استفاده تنها باید یک مرورگر استاندارد (از قبیل Google Chrome، Mozilla Firefox، Microsoft Internet Explorer و …)  داشته باشید. با اینحال این نرم‌افزار حس راحتی استفاده از یک نرم‌افزار desktop را ارائه می‌کند.

  • واسط کاربری اختصاصی موبایل و تبلت

مدیریت اسناد:

  • امکان جستجوی کامل متون چند زبانه

این سامانه به طور خودکار با استفاده از مطرح‌ترین موتور اندیس‌گزاری متون (Apache Lucene) تمامی اسناد و محتوای انواع فایل‌های شناخته شده از قبیل Word، PDF، Text، Excel، Power Point و … را اندیس‌گزاری کرده و امکان جستجو در محتوای فایل‌ها را فراهم می‌کند.

در ایجاد این امکان مشکلات متداول در جستجوی متون از قبیل کاراکترهای مشابه، کلمات مشابه، کلمات جمع و مفرد و … در نظر گرفته شده است.

با استفاده از این امکان نیاز به ورود tag و کلمات کلیدی در هنگام ورود فایل مرتفع شده است و کاربران می‌توانند به راحتی سند مورد نظر خود را بر اساس محتوای آن جستجو کنند.

  • امکان اضافه کردن tag و کلمات کلیدی به اسناد توسط کاربر
  • امکان تعریف قالب اقلام اطلاعاتی تکمیلی برای اسناد

در این نرم افزار امکان تعریف قالب‌های مختلف برای اقلام اطلاعاتی تکمیلی ایجاد شده است. با تخصیص یک قالب به یک سند کاربر می‌تواند داده‌های مربوط به این اقلام اطلاعاتی را وارد کند. با استفاده از این امکان اقلام اطلاعاتی تکمیلی مربوط به هر سند در کنار همان سند نگهداری و ذخیره می‌شود و امکان جستجو بر اساس این اقلام اطلاعاتی میسر شده است. این سامانه این امکان را دارد تا قالب‌های معرفی شده را به صورت پیش‌فرض بر تمامی اسناد یک پوشه اعمال کند.

به عنوان مثال می‌توان برای اسناد از نوع مکاتبات اقلامی از قبیل شماره اندیکاتور، واحد صادر کننده، دریافت کننده و .. و برای اسناد از نوع فاکتور اقلامی از قبیل شماره فاکتور، واحد صدور، مشتری و .. را ایجاد کرد.

  • نگهداری نسخ یک سند

در دل این سامانه موتور کنترل نسخ اسناد گنجانده شده است. در نتیجه با ویرایش هر سند سابقه تغییرات آن در سیستم نگهداری می‌شود و هیچ سابقه‌ای از اسنادتان را از دست نمی‌دهید.

با استفاده از این امکان کاربران نیازی ندارند که با روش‌هایی مانند اندیس‌گزاری نام فایل و … سابقه یک سند را حفظ کنند. همچنین به راحتی می‌توان مشخص کرد که هر تغییر در چه زمانی و توسط چه کسی ایجاد شده است.

علاوه بر این سامانه مدیریت اسناد پایش امکان مقایسه نسخ مختلف یک سند ار انواع فایل شناخته ‌شده را فراهم می‌کند.

  • جستجوی اسناد

امکان جستجو یکی از ضروری‌ترین نیازهای یک سامانه مدیریت اسناد می‌باشد. این نرم افزار دارای قابلیت‌های گسترده و پیشرفته در جستجوی اسناد می‌باشد تا کاربران بتوانند به راحتی و در کمترین زمان سند مورد نیاز خود را پیدا کنند.

در این سیستم امکان جستجو در پوشه‌ای مشخص، بین اسناد از نوع مشخص، با استفاده نام فایل، بر اساس محتوای فایل، بر اساس کلمات کلیدی مشخص شده، بر اساس اقلام اطلاعاتی تکمیلی و … ایجاد شده است.

استفاده از موتور اندیس‌گزاری و جستجوی متن گنجانده شده در این سامانه که برای تمامی موارد فوق مورد استفاده قرار می‌گیرد، امکان جستجوی متنی با بالاترین سرعت را برای تمامی موارد فوق مقدور کرده است.

  • امکان ذخیره شرایط یک جستجو به منظور اجرای جستجو با شرایط مشابه در زمان‌های مختلف
  • امکان نشانه‌گزاری (Bookmarking) پوشه‌ها و اسناد به منظور تسهیل در مراجعه‌های بعدی.
  • امکان بارگزاری اسناد با drag & drop
  • امکان ایجاد فضاهای کاری مجزا
  • امکان تبدیل فرمت‌های مختلف سند
  • امکان پیش نمایش اسناد

امکان پیش نمایش فایل‌ها بدون نیاز به دانلود و بازکردن آن‌ها وجود دارد. این امکان برای فرمت‌های فایل متداول و بسیاری از فرمت‌های خاص وجود دارد و هر روز به فرمت‌های پشتیبانی شده اضافه می‌شود.

  • امکان پشتیبانی از تشخیص متن از عکس OCR

در این نرم افزار پشتیبانی از ابزارهای OCR به منظور استخراج متن از تصاویر وجود دارد. در حال حاضر این ارتباط برای برخی از OCRها به وجود آمده است و این امکان در صورت نیاز برای OCRها خاص ایجاد خواهد شد.

  • امکان ویرایش آنلاین اسناد

در این سامانه امکان ویرایش اسناد با ساختارهای متداول به صورت آنلاین و بدون نیاز به دریافت فایل ایجاد شده است. برای این منظور در این سامانه ویراستار فایل‌های متنی و همچنین html ایجاد شده است. همچنین با استفاده از امکانات Google Drive و Zoho Docs  امکان ویرایش اسناد Office به صورت آنلاین ایجاد شده است.

  • پشتیبانی از امضای دیجیتال

به منظور احراز هویت اسناد و ایجاد اطمینان از اصالت اسناد از امضای دیجیتال پشتیبانی می‌کند.

  • تشخیص بارکد‌های یک بعدی و دو بعدی

امکان پیمایش تصاویر و استخراج بارکدهای یک بعدی و دو بعدی (از قبیل QR Code) ایجاد شده است. این سامانه پس از استخراج اطلاعات از بارکد‌ها این اطلاعات را در اقلام اطلاعاتی مشخص شده ثبت می‌کند، تا جستجو بر اساس آن‌ها ممکن باشد.

این امکان ورود اطلاعات قابل جستجو را برای اسناد اسکن شده بدون نیاز به ورود اطلاعات اضافی توسط کاربر مقدور می‌سازد.

  • تعریف سیاست‌های انتشار اسناد

در این سامانه می‌توان سیاست‌های انتشار اسناد را تعریف کرد. بر این اساس هر سند پس از طی کردن مراحل مشخص شده و تایید واحدهای مجاز در دسترس سایر کاربران سیستم قرار می‌گیرد.

  • مهرزنی بر اسناد

امکان درج مهر و Water Mark‌های مشخص بر روی اسناد با انتخاب کاربر و یا بر اثر گردش کار اعمال شده برای یک سند ممکن می‌باشد.

به عنوان مثال می‌توان بر روی اسناد پس از طی کردن مراحل گردش کار مشخص مهر تایید و رد درج کرد.

  • مدیریت فرم

یکی از امکانات این سیستم امکان مدیریت و طراحی فرم می‌باشد. با استفاده از این امکان می‌توان فرم‌های اسناندارد سازمان را طراحی کرد و کاربران به صورت کاملا الکترونیک و paper-less فرم‌ها را پر کرده و سامانه به طور اتوماتیک سند PDF آن را ایجاد و ذخیره کند.

  • شماره‌دهی اتوماتیک

می‌توان برای قالب‌های مختلف سند قالبی برای شماره معرفی کرد. با بارگزاری هر سند از نوع قالب مشخص شده یک شناسه یکتا برای سند ایجاد می‌شود و به آن تخصیص پیدا می‌کند.

به عنوان مثال می‌توان ساختار شماره اندیکاتور را برای مکاتبات تعریف کرد تا با درج هر سند از نوع مکاتبات شماره اندیکاتور به طور خودکار به سند تخصیص پیدا کند.

  • نام‌گزاری و پوشه‌بندی خودکار

این سامانه می‌تواند اسناد بارگزار شده در یک پوشه را به طور خودکار بر اساس قالب مشخص شده نام‌گزاری کند و یا در زیر پوشه‌های یک پوشه قرار دهد.

  • تعریف الگو برای پوشه‌ها

امکان تعریف الگوهایی برای پوشه‌ها (شامل مجموعه‌ای از زیر پوشه‌ها) وجود دارد. با استفاده از این امکان با ایجاد هر پوشه جدید بر اساس این الگو‌ها به طور خودکار تمامی پوشه‌های زیرین تعریف شده در الگو ایجاد می‌شود.

به عنوان مثال می‌توان الگویی به نام مکاتبات دارای پوشه‌های نامه‌های وارده، نامه‌های صادره، و نامه‌های داخلی ایجاد کرد. در هر سال یک شاخه جدید با نام مکاتبات سال از روی الگو ایجاد شود و سامانه مدیریت اسناد پایش به طور خودکار زیرپوشه‌های مناسب را ایجاد خواهد کرد.

تسهیل بارگزاری و دریافت مستندات:

  • بارگزاری اسناد به صورت دسته‌ای در قالب یک فایل ZIP
  • بارگزاری اتوماتیک از شاخه‌های سیستم

در صورتی که شاخه‌ای در شبکه با دسترسی مناسب به اشتراک گذاشته شود، این نرم افزار به طور خودکار و در بازه‌های زمانی تعریف شده تمامی اسناد قرارداده شده در آن شاخه را به پوشه مناسب بارگزاری می‌کند.

با استفاده از این امکان نیاز به بارگزاری دستی اسناد به سیستم وجود نخواهند داشت.

  • بارگزاری از طریق پست الکترونیک

این سامانه می‌تواند تمامی نامه‌های ارسال شده به یک آدرس پست الکترونیک را دریافت کرده و به صورت یک سند در پوشه‌ مشخص شده بارگزاری نماید.

به عنوان مثال با استفاده از این امکان می‌توان تمامی نامه‌های ارسال شده به واحد پشتیبانی را به طور خودکار به پوشه مناسب بارگزاری کرد.

  • دریافت دسته‌ای اسناد یک پوشه به صورت فایل ZIP
  • بارگزاری مستقیم از اسکنر

امکانات تسهیل همکاری:

  • Check-in و ‌‌‌Check-out کردن

به منظور جلوگیری از تداخل و از بین رفتن تغییرات همزمان کاربران مختلف بر یک سند، هر کاربر هنگام اقدام به ویرایش یک سند آن را check-in می‌کند، و پس از اعمال تغییرات مورد نظر خود آن را check-out می‌کند. بدین وسیله کاربران دیگر امکان ویرایش همزمان نسخه قبلی سند را نخواهند داشت.

  • امکان ثبت توضیحات و حاشیه نویسی برای اسناد
  • ارسال مستقیم سند با استفاده از پست الکترونیک
  • ارسال پیام مستقیم به کاربران سامانه
  • امکان امتیازدهی کاربران به اسناد
  • امکان آبونه‌شدن به رخدادها

کاربران می‌توانند به انتخاب خود نسبت به رخداد‌های رخ داده بر یک پوشه و یا یک سند آبونه شوند تا با انجام هر فعالیتی روی پوشه و یا سند مورد نظر با استفاده از پست الکترونیک اطلاع‌رسانی شوند.

  • تولید RSS Feed برای پوشه‌ها
  • مدیریت گردش کار

این سامانه دارای یک موتور گردش کار داخلی می‌باشد. با استفاده از این موتور گردش کار امکان تعریف فرایند‌های با محوریت اسناد وجود دارد. با استفاده از این راهکار می‌توان اسناد را در فرایندهای از قبل تعیین شده به کارتابل اشخاص و یا نقش‌های تعریف شده ارسال کرد تا پس از انجام مراحل تعیین شده سند قابلیت انتشار یابد.

امنیت

  • امکان تعریف کاربران و گروه‌های کاری
  • امکان تعریف دسترسی به منو‌های سامانه
  • امکان تعریف انواع دسترسی به پوشه‌ها و اسناد

در این سیستم  امکان تعریف انواع دسترسی را برای پوشه‌ها و اسناد برای کاربران و یا گروه‌های کاربری میسر می‌سازد.

انواع دسترسی‌های تعریف شده شامل دسترسی مشاهده سند، دریافت سند، چاپ سند، ارسال سند با پست الکترونیک، بارگزاری سند، ویرایش سند، حذف سند، ایجاد پوشه جدید، شروع گردش کار جدید برای یک سند، آبونه شدن به اسناد و اعطای مجدد دسترسی می‌باشد.

  • امکان احراز هویت دو مرحله‌ای
  • امکان احراز هویت با سامانه‌های Single Sign On
  • رمزگزاری اسناد
  • تعریف آدرس‌های مجاز و غیر مجاز دسترسی به سامانه
  • پیش‌گیری از حمله Brute Force Attack
  • احراز هویت با سامانه‌های LDAP و Active Directory

مدیریت:

  • مشاهده رویدادهای سیستم
  • مشخص کردن میزان فضای مجاز کاربران و سیستم
  • امکان Clustering سیستم به منظور مقیاس‌پذیری
  • امکان بایگانی مستندات

با استفاده از این امکان مدیر سیستم می‌تواند به منظور از دسترس خارج کردن مجموعه‌ای از مستندات آن‌ها را بایگانی کند.

  • امکان چند مستاجری (multi tenancy)

این سامانه با هدف چند مستاجری ایجاد شده است. بر این اساس می‌توان چند سامانه مدیریت اسناد مختلف و موازی و کاملن جدا از هم را بر روی آن ایجاد کرد که تمامی فرایند‌های (کاربری و مدیریت) هر کدام به طور مجزا باشد. با این راهکار هر کابر تنها به یکی از سامانه‌ها دسترسی دارد.

این راهکار امکان نصب یک سامانه متمرکز را به سازمان‌های دارای شرکت‌ها و سازمان‌های تابعه فراهم می‌کند تا هر یکی از شرکت‌ها و سازمان‌های تابعه نسخه مجزای خود از سامانه مدیریت اسناد را داشته باشند.

  • تعریف مدت زمان طول عمر اسناد

با استفاده از این امکان مدیر سیستم می‌تواند مشخص کند که طول عمر هر سند در سامانه به چه مدت است تا پس از سپری شدن به طور خودکار از دسترس کاربران خارج شود.

  • امکان پشتیبان‌گیری و بازیابی
  • پشتیبانی از چند مخزن داده

با استفاده از این امکان در صورت پر شدن فضای تخصیص داده شده به انباره این سامانه، با اضافه کردن فضای جدید می‌توان این مخازن جدید را به سامانه تخصیص داد تا اسناد جدید در مخازن جدید نگهداری شوند.

  • رمزگزاری فایل‌های بر روی دیسک‌ها
  • پشتیبانی از مخازن محلی و دور

گزارشات:

  • گزارشات آماری از پیش تعریف شده
  • گزارشات استاندارد از پیش تعریف شده
  • گزارش اسناد تکراری
  • امکان ایجاد گزارشات خاص

در این سیستم  با استفاده از ابزار BIRT می‌توان گزارش‌های خاص ایجاد کرد.

 

پروتوکل‌های مورد پشتیبانی:

  • HTTP/HTTPS
  • Web Services (SOAP & RESTFul)
  • WebDAV
  • CMS
  • CIFS
  • FTP/FTPS

نرم‌افزارهای قابل Integration

  • Dropbox
  • Microsoft Office Add-On
  • Microsoft Outlook Add-On
  • Google Drive
  • Zoho Docs
  • LDAP and Active Directory
  • Joomla Explorer and WordPress Explorer