چرا مدیریت اسناد؟

چرا مدیریت اسناد؟

افزایش روزافزون حجم اطلاعات و اسناد کاغذی باعث بروز مشکلات زیادی در زمینه نگهداری و بازیابی و استفاده از آنها شده است. علاوه بر فرایندهای بسیار زیادی که برای حفظ این اسناد اعم از بایگانی و آرشیو آنها مورد نیاز می باشد، دسترسی به اطلاعات نیز با مشکلات زیادی که ممکن است باعث اتلاف زمان بسیار زیادی از پرسنل فقط برای بازیابی اطلاعات مواجه می باشد.

با توجه به استفاده همگانی از کامپیوتر و نرم افزار به عنوان راهکار تسهیل دهنده در انجام امور روزمره، سیستم هایی به هدف تسهیل این مشکلات در زمینه نگهداری اسناد بوجود آمده که به عنوان «سیستم های مدیریت اسناد» یا «Document   Managemnet» شناخته می شوند. از آنجایی که استفاده از این سیستم ها به عنوان ضروریات دنیای امروزی می باشد، داشتن چنین خصوصیاتی برای این سیستم ها از ضروریات می باشد.

  • امکان توسعه اطلاع رسانی با ایجاد و تغییر هر مستند
  • امکان تسریع در استفاده و بازیابی اطلاعات
  • امکان دسته بندی و تنوع بخشی به اطلاعات
  • امکان کاهش هزینه های اطلاع رسانی
  • امکان حفظ امنیت اطلاعات
  • بالابردن خطرات نگهداری اطلاعات

سیستم های مدیریت مستندات مجموعه ای از راهکارهای اجرایی می باشد که جهت حفظ، نگهداری و بازیابی اسناد الکترونیکی و کاغذی که به شکل الکترونیکی تبدیل خواهد شد، مورد استفاده قرار می گیرد. این سیستم ها جهت به اشتراک گذاشتن منابع سازمانی، اطلاع رسانی سریع و دقیق و محافظت از اسناد جهت دستیابی به آنها کاربرد های ویژه ای ایجاد خواهد کرد.

دیجی داک یکی از بهترین انتخاب های ممکن برای مدیریت اسناد الکترونیکی برای سازمانها و شرکتهای بزرگ و کوچک می باشد.این سیستم با داشتن یک رابط آسان، این امکان را برای کاربران فراهم می نماید تا بتوانند به آسانی و بدون طی نمودن مراحل آموزشی بسیار زیاد اطلاعات خود را در آن ذخیره و در مواقع مورد نیاز با روشهای ساده بازیابی نمایند.از مهمترین ویژگی های دیجی داک ایجاد بستر همکاری با استفاده از ایجاد گردشکار و به اشتراک گذاشتن اطلاعات از طریق مخزن اصلی به روشهای مختلف از جمله وب، دستگاههای جانبی و … می باشد. علاوه بر روشهای ذکر شده سایر سیستم های اطلاعاتی می توانند با خدماتی که دیجی داک ارائه می نماید، اقدام به ذخیره و بازیابی اطلاعات خود از آن نمایند.